Wie we zijn
Tactyx B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die in deze verklaring staat. We zijn gevestigd in Valkenburg aan de Geul en staan bij de KvK ingeschreven onder nummer 42185321.
Je bereikt ons via hallo@tactyx.nl of per post: Tactyx B.V., Groenstraat 10, 6301 PH Valkenburg. Dat is een postadres, geen bezoekadres.
Deze verklaring gaat over gegevens van mensen die onze site bezoeken, contact met ons opnemen, of als contactpersoon van een klant of leverancier met ons werken.
Werken we in de software van een klant waarin persoonsgegevens staan, zoals gegevens van haar klanten of medewerkers? Dan doen we dat in opdracht van die klant. De klant is daarvoor verantwoordelijk, en wij volgen de verwerkersovereenkomst die we met haar sluiten. Heb je daar een vraag over, stel hem dan aan die organisatie.
We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming. Dat is voor een bedrijf als het onze niet verplicht. Vragen over privacy beantwoorden we zelf.
Welke gegevens we verwerken
Als je het contactformulier invult: je naam, je e-mailadres, waar je mee wilt beginnen, wat je eventueel in het tekstveld schrijft, het tijdstip en de pagina waarop je het formulier invulde.
Als je ons mailt, belt of appt: wat je ons stuurt of vertelt, je e-mailadres of telefoonnummer, en wat je verder over jezelf meegeeft, zoals je functie en je bedrijf.
Als we samenwerken: je naam, functie, bedrijf en contactgegevens, wat je ons vertelt in gesprekken, in e-mail en in de wachtrij, en wie wat besliste over het werk.
Voor facturen: de naam en het adres van je bedrijf, het btw-nummer, de naam van de contactpersoon en betaalgegevens zoals een rekeningnummer.
Technische gegevens: als je de site bezoekt, verwerkt onze hostingpartij je IP-adres om de pagina te kunnen tonen en om misbruik te voorkomen. Verstuur je het formulier, dan gebruiken we je IP-adres ook kort om te voorkomen dat iemand het formulier vaak achter elkaar verstuurt.
We vragen niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid. Stuur die ook niet mee.
Waarvoor en op welke grondslag
| Waarvoor | Welke gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Je aanvraag of vraag beantwoorden en een intro plannen | Gegevens uit het formulier, je mail of je bericht | Ons gerechtvaardigd belang om te reageren op wie ons benadert. Ben je eenmanszaak, dan is het ook nodig om een overeenkomst met je te kunnen sluiten. |
| Samenwerken met je bedrijf: voorstellen maken, het werk doen, overleggen | Contactgegevens en wat je ons vertelt | Ons gerechtvaardigd belang om de overeenkomst met je bedrijf uit te voeren. Ben je zelf de klant als eenmanszaak, dan de uitvoering van de overeenkomst. |
| Factureren en onze administratie | Factuurgegevens | Een wettelijke verplichting (bewaarplicht voor de belasting) |
| De site en het formulier veilig en bereikbaar houden | IP-adres, technische gegevens | Ons gerechtvaardigd belang om misbruik en spam te voorkomen |
| Je naam, functie of een citaat van je laten zien in een case op onze site | Wat we samen afspreken | Je toestemming. Je kunt die altijd intrekken. |
Bij een gerechtvaardigd belang hebben we afgewogen of ons belang zwaarder weegt dan je privacy. We gebruiken dan zo weinig mogelijk gegevens en alleen voor dit doel. Je mag daartegen bezwaar maken (zie “Jouw rechten”).
We verkopen nooit gegevens. We sturen geen nieuwsbrief en geen reclame. Willen we je ooit iets sturen waar je niet om vroeg, dan vragen we eerst je toestemming.
We nemen geen beslissingen over je die alleen door een computer worden genomen, en we maken geen profielen van je.
Hoe lang we bewaren
| Gegevens | Hoe lang | Waarom zo lang |
|---|---|---|
| Een aanvraag of mail die niet tot een samenwerking leidt | 12 maanden na het laatste contact | Zodat we het gesprek kunnen oppakken als je later terugkomt. Daarna heeft het geen doel meer. |
| Contactgegevens en correspondentie van een klant | Zolang we samenwerken, en daarna 2 jaar | Voor vragen over geleverd werk, garantie en nazorg. |
| Afspraken, voorstellen en overeenkomsten | Zolang we samenwerken, en daarna 5 jaar | Om aan te tonen wat we hebben afgesproken als daar later een vraag over is. Een vordering verjaart meestal na vijf jaar. |
| Facturen en de rest van de administratie | 7 jaar | Dat is de wettelijke bewaarplicht voor de belasting. |
| Je IP-adres voor de limiet op het formulier | Hoogstens enkele minuten, alleen in het werkgeheugen | Daarna is het niet meer nodig. |
| Technische logbestanden bij onze hostingpartij | Vercel bewaart ze kort, volgens haar eigen termijnen | Voor de werking en beveiliging van de site. |
| Toestemming voor een case of citaat | Tot je haar intrekt | Daarna halen we het weg zodra dat redelijkerwijs kan. |
Met wie we delen
We delen gegevens alleen met partijen die we nodig hebben om ons werk te doen. Met wie in onze opdracht gegevens verwerkt, sluiten we een verwerkersovereenkomst of gelden hun verwerkersvoorwaarden.
| Partij | Waarvoor |
|---|---|
| Google (Google Workspace) | Onze e-mail en agenda. Het formulier komt bij ons binnen als e-mail. |
| Vercel | Hosting van de site en het verwerken van het formulier |
| Mailgun (Sinch) | Het formulier als e-mail bij ons afleveren |
| Hetzner | De server in Duitsland waarop ons klantsysteem draait, waarin we aanvragen bewaren |
| Onze boekhoudsoftware en accountant | Facturen en administratie |
| De tools waarin we taken en gesprekken beheren | De wachtrij, overleg en videogesprekken met klanten |
| Developers en specialisten met wie we samenwerken | Alleen als ze aan het werk voor jouw bedrijf meewerken, en alleen wat ze daarvoor nodig hebben |
Neem je contact met ons op via WhatsApp, dan verwerkt WhatsApp (Meta) dat bericht onder haar eigen voorwaarden en privacybeleid. Wil je dat niet, mail ons dan.
We geven gegevens aan de overheid als de wet ons daartoe verplicht.
Gegevens buiten Europa
Google en Vercel zijn Amerikaanse bedrijven. Je gegevens kunnen daardoor in de Verenigde Staten worden verwerkt.
Beide bedrijven zijn aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework. Voor bedrijven die daarbij zijn aangesloten, heeft de Europese Commissie besloten dat de bescherming van persoonsgegevens voldoende is. Daarnaast gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie uit hun verwerkersvoorwaarden.
Voor het formulier gebruiken we de Europese omgeving van Mailgun: de berichten worden binnen de EU verwerkt en bewaard. Mailgun Technologies is een Amerikaans bedrijf en onderdeel van het Zweedse Sinch. Mocht er toch iets buiten de EU terechtkomen, dan gelden de standaardcontractbepalingen uit de verwerkersvoorwaarden van Mailgun. Ons klantsysteem draait bij Hetzner in Duitsland.
Wil je weten welke waarborgen er precies gelden, mail ons dan.
Cookies en statistieken
Deze site plaatst geen cookies en gebruikt geen andere manieren om iets op je apparaat op te slaan of uit te lezen. We meten geen bezoekersaantallen en gebruiken geen tracking- of advertentiediensten. Lettertypen en scripts komen van onze eigen site, niet van andere partijen. Daarom is er ook geen cookiebanner.
Gaan we later wel iets meten, dan doen we dat op een manier die je privacy zo veel mogelijk spaart, passen we deze verklaring aan en vragen we toestemming als dat nodig is.
Klik je op een link naar een andere site, zoals WhatsApp of de site van een klant, dan gelden daar de regels van die site.
Beveiliging
We beveiligen je gegevens op een passend niveau. We gebruiken versleutelde verbindingen, tweestapsverificatie op onze accounts en geven alleen toegang aan wie de gegevens nodig heeft. Een aanvraag via het formulier komt als e-mail in onze mailbox en wordt bewaard in ons eigen klantsysteem. Daar kunnen alleen wij bij, met een eigen account.
Gaat er toch iets mis met je gegevens, dan melden we dat aan de Autoriteit Persoonsgegevens als dat moet, en aan jou als het voor jou grote gevolgen kan hebben.
Merk je iets verdachts op, laat het ons dan direct weten via hallo@tactyx.nl.
Jouw rechten
Je hebt deze rechten:
- Inzage: je mag weten welke gegevens we van je hebben.
- Correctie: kloppen ze niet, dan passen we ze aan.
- Verwijdering: je mag ons vragen je gegevens te verwijderen, behalve wat we volgens de wet moeten bewaren.
- Beperking: je mag ons vragen je gegevens tijdelijk niet te gebruiken, bijvoorbeeld zolang we uitzoeken of ze kloppen.
- Overdracht: je mag gegevens die je ons zelf gaf, in een gangbaar bestand krijgen, als we ze gebruiken op basis van je toestemming of een overeenkomst met jou.
- Bezwaar: gebruiken we je gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, dan mag je daartegen bezwaar maken. We stoppen dan, tenzij we zwaarwegende redenen hebben om door te gaan.
- Toestemming intrekken: gaf je toestemming, dan mag je die altijd intrekken. Wat we daarvoor deden, blijft rechtsgeldig.
Stuur je verzoek naar hallo@tactyx.nl. We reageren binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld, dan kan dat twee maanden langer duren; dat laten we je dan binnen de eerste maand weten. Het kost je niets. Twijfelen we of het verzoek van jou komt, dan vragen we je om dat aan te tonen, zonder kopie van je paspoort.
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als onze werkwijze verandert, bijvoorbeeld als we een nieuwe dienst gaan gebruiken. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurde. Bij ingrijpende wijzigingen laten we klanten het persoonlijk weten.